W biurze wystarczy kilka wymian wkładów, aby pojawiło się pytanie, co zrobić z pustymi tonerami i czy trzeba wykazać je w BDO. Poniżej wyjaśniam, jaki kod odpadu najczęściej stosuje się dla tonerów biurowych, kiedy powstaje obowiązek ewidencji, jak wystawić KPO oraz jak przekazać wkłady do legalnego recyklingu.
O prawidłowym obiegu zużytych tonerów w firmie
- Najczęstszy kod dla tonerów i kartridży z drukarek biurowych to 16 02 14.
- Wariant zawierający elementy niebezpieczne może wymagać kodu 16 02 13*.
- Przy kodzie 16 02 14 zwolnienie z ewidencji obejmuje ilość do 0,1 Mg rocznie, czyli 100 kg.
- Tonery należy przekazywać podmiotowi, który ma odpowiednie uprawnienia i wpis w rejestrze BDO.
- Po przekroczeniu limitu trzeba prowadzić ewidencję, wystawiać KPO, a w określonych przypadkach także KEO i sprawozdanie roczne.
Jaki kod odpadu mają zużyte tonery
W przypadku wkładów używanych w drukarkach biurowych najważniejsze jest nie samo słowo „toner”, ale źródło powstania odpadu i jego właściwości. Dla typowego pustego tonera lub kartridża z biura stosuje się najczęściej kod 16 02 14, czyli zużyte urządzenia inne niż wymienione w grupie od 16 02 09 do 16 02 13.
Może to brzmieć zaskakująco, bo toner nie kojarzy się z urządzeniem. Taką klasyfikację przewidują jednak przepisy dotyczące ewidencji odpadów. Rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 5 listopada 2024 r. wyraźnie wskazuje, że odpady powstające z tonerów i kartridży do drukarek biurowych oraz domowych oznacza się kodem 16 02 13* albo 16 02 14.
| Kod | Kiedy może mieć zastosowanie | Charakter odpadu |
|---|---|---|
| 16 02 14 | Typowe zużyte tonery i kartridże biurowe bez właściwości niebezpiecznych | Odpad inny niż niebezpieczny |
| 16 02 13* | Tonery lub kartridże zawierające niebezpieczne elementy | Odpad niebezpieczny |
| 08 03 18 | Odpadowy toner z produkcji, przygotowania, obrotu i stosowania farb drukarskich | Nie jest domyślnym kodem dla biurowego kartridża |
To ważne rozróżnienie. Kod 08 03 18 bywa wpisywany automatycznie, ponieważ w katalogu odpadów występuje opis „odpadowy toner drukarski”. Dotyczy on jednak przede wszystkim odpadów powstających przy pracy z farbami drukarskimi, a nie zwykłych wkładów wymienianych w firmowej drukarce.
Nie zakładałbym też, że każdy toner jest odpadem niebezpiecznym. Gwiazdka przy kodzie 16 02 13* oznacza konkretną kwalifikację, a nie zwykłą ostrożność. W razie wątpliwości trzeba sprawdzić dokumentację produktu, informacje producenta lub poprosić odbiorcę odpadów o pisemne potwierdzenie właściwego kodu.
Czy firma musi mieć BDO dla zużytych tonerów
Nie każda firma, która wymienia tonery, musi od razu rejestrować się w BDO. Decydujące znaczenie ma kod odpadu, jego charakter oraz roczna masa. Aktualne zwolnienia dotyczące ewidencji obowiązują od 1 stycznia 2025 r. i nadal mają znaczenie w 2026 r.
| Kod odpadu | Roczny limit zwolnienia z ewidencji | Co po przekroczeniu limitu |
|---|---|---|
| 16 02 14 | Do 0,1 Mg, czyli 100 kg | Ewidencja w BDO, co najmniej w formie uproszczonej, jeśli spełnione są jej warunki |
| 16 02 13* | Do 0,05 Mg, czyli 50 kg | Ewidencja w BDO i obowiązki dotyczące odpadów niebezpiecznych |
Jeżeli firma wytwarza wyłącznie odpady objęte zwolnieniem i nie przekracza wskazanych ilości, co do zasady nie musi uzyskiwać wpisu do rejestru BDO jako wytwórca tych odpadów. Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorstwa, które ma inne obowiązki, na przykład związane z opakowaniami, sprzętem elektrycznym lub transportem odpadów. Zwolnienie dotyczące tonerów nie usuwa pozostałych podstaw rejestracji.
W praktyce warto ważyć odpady albo przynajmniej prowadzić wewnętrzny rejestr liczby przekazanych wkładów i ich masy. Jeden toner waży niewiele, ale w dużym biurze, punkcie serwisowym czy centrum druku limit może zostać przekroczony szybciej, niż wynikałoby to z samej liczby sztuk.
Jak legalnie przekazać tonery do odbioru
Najbezpieczniejszy schemat jest prosty, ale wymaga konsekwencji. Najpierw rozdzielam zużyte wkłady od innych odpadów, później ustalam ich kod i sprawdzam odbiorcę w rejestrze BDO. Dopiero wtedy zlecam transport lub korzystam z programu odbioru prowadzonego przez producenta albo wyspecjalizowaną firmę.
- Zabezpiecz wkłady. Włóż je do zamkniętego opakowania, najlepiej oryginalnego albo przeznaczonego do transportu tonerów. Nie rozbieraj kaset i nie przesypuj pozostałości proszku.
- Zważ partię odpadów. Masa jest potrzebna do kontroli limitów oraz do dokumentacji przekazania.
- Zweryfikuj odbiorcę. Wyszukaj podmiot w rejestrze BDO po kodzie odpadu i sprawdź, czy ma zakres obejmujący zbieranie lub przetwarzanie danego rodzaju odpadów.
- Wystaw KPO, jeśli ewidencja jest obowiązkowa. Kartę przekazania odpadów sporządza posiadacz, który przekazuje odpad innemu posiadaczowi.
- Potwierdź zakończenie procesu. Odbiorca i przewoźnik powinni uzupełnić odpowiednie informacje w BDO, a firma powinna zachować dokumenty i potwierdzenie masy.
Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi pełną ewidencję, zakłada również kartę ewidencji odpadu dla danego kodu i miejsca prowadzenia działalności. Przy mniejszych ilościach możliwa jest ewidencja uproszczona oparta wyłącznie na KPO. Dla odpadów innych niż niebezpieczne obejmuje ona co do zasady ilości do 5 ton rocznie, a dla niebezpiecznych do 100 kg rocznie, o ile nie działa wcześniejsze zwolnienie z ewidencji.
Brak obowiązku wystawienia KPO nie oznacza, że można wrzucić toner do dowolnego pojemnika. Zwolnienie formalne nie zwalnia z obowiązku właściwego postępowania z odpadem. Ja zawsze rekomenduję zachowanie choćby prostego potwierdzenia odbioru, ponieważ ułatwia ono wyjaśnienie, co stało się z odpadami podczas kontroli lub audytu środowiskowego.
Co dzieje się z tonerem po odbiorze
Zużyty wkład może trafić do regeneracji, odzysku materiałowego albo unieszkodliwienia. Wybór zależy od konstrukcji kasety, stanu elementów i technologii stosowanej przez odbiorcę. Regeneracja polega na przygotowaniu części do ponownego użycia, natomiast recykling materiałowy obejmuje między innymi oddzielenie tworzyw, metali i pozostałości proszku.
Nie każdy toner nadaje się do ponownego napełnienia. Czasem obudowa jest uszkodzona, bęben zużyty, a elementy wewnętrzne nie zapewnią odpowiedniej jakości wydruku. Dlatego obietnica „każdy wkład wróci do obiegu” jest zwykle zbyt uproszczona. Realnym celem jest maksymalne ograniczenie składowania i odzysk użytecznych frakcji.
Warto też oddzielić usługę odbioru od samej sprzedaży nowego tonera. Producent może przyjąć pusty wkład w ramach programu zwrotu, ale firma powinna sprawdzić, czy otrzymuje potwierdzenie legalnego przejęcia odpadu i kto formalnie odpowiada za transport. Sama etykieta „program ekologiczny” nie zastępuje dokumentacji wymaganej przy gospodarowaniu odpadami.
Błędy, które najczęściej komplikują rozliczenie
Automatyczne stosowanie kodu 08 03 18
Ten kod nie jest uniwersalnym oznaczeniem każdego tonera. Dla zwykłych wkładów z drukarek biurowych punktem wyjścia powinien być kod 16 02 14, a w przypadku potwierdzonych właściwości niebezpiecznych kod 16 02 13*.
Brak kontroli masy
Firma może przez wiele miesięcy uważać, że wytwarza mało odpadów, a później przekroczyć limit po jednorazowej wymianie tonerów w kilku oddziałach. Prosta tabela z datą, liczbą sztuk i masą partii często wystarcza, aby uniknąć takiego zaskoczenia.
Przekazanie tonerów przypadkowej firmie
Najniższa cena odbioru nie powinna być jedynym kryterium. Przed zleceniem usługi sprawdź wpis w BDO, zakres uprawnień oraz dokumenty odbioru. Jeżeli firma nie chce podać kodu odpadu albo unika odpowiedzi na pytanie o KPO, to sygnał ostrzegawczy.
Mieszanie różnych strumieni odpadów
Tonery, drukarki, opakowania i zwykły papier mogą trafić do różnych procesów. Wspólne wrzucenie ich do jednego kartonu utrudnia klasyfikację, zwiększa ryzyko zabrudzenia i może uniemożliwić prawidłowy recykling.
Przeczytaj również: Karta BDO to mit? Sprawdź, co oznacza wpis i numer rejestrowy!
Zapomnienie o sprawozdaniu
Jeśli firma ma obowiązek prowadzenia ewidencji, powinna również sprawdzić obowiązek złożenia rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach i gospodarowaniu nimi. Standardowy termin to 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy. Podmioty korzystające ze zwolnienia z ewidencji nie składają sprawozdania wyłącznie z powodu niewielkiej liczby zużytych tonerów.
Prosty model postępowania, który działa w biurze
Najpraktyczniej wyznaczyć jedno miejsce na zużyte wkłady, opisać pojemnik kodem roboczym i ustalić, kto raz w miesiącu sprawdza jego zawartość. Przy większej organizacji dobrze rozdzielić tonery na partie według lokalizacji, ponieważ ułatwia to ważenie i przypisanie odpadu do właściwego miejsca prowadzenia działalności.
Moja rekomendacja jest prosta: nie zaczynaj od samego formularza w BDO. Najpierw ustal, jaki odpad faktycznie powstaje, ile go wytwarzasz i komu go przekazujesz. Dopiero na tej podstawie wybierz właściwy kod, formę ewidencji i dokumenty.
W większości biur prawidłowe postępowanie sprowadza się do trzech zasad: osobne przechowywanie, sprawdzony odbiorca i kontrola rocznej masy. Dzięki temu zużyte tonery nie stają się problemem formalnym, a ich dalsze zagospodarowanie może realnie wspierać regenerację i recykling.
